Recrutamento Externo: Guia Completo

O Recrutamento Externo é uma estratégia vital para organizações que buscam injetar novos talentos, perspectivas diversas e inovação. Abrir as portas da empresa para candidatos que estão fora da organização, amplia significativamente o leque de talentos e acelera o processo de crescimento. Para aplicar corretamente a empresa precisa entender as vantagens e desvantagens do Recrutamento Externo. Este método não só traz uma nova energia para a equipe, mas também é crucial para manter a competitividade e a inovação dentro da empresa.

O que é Recrutamento Externo?

O recrutamento externo é definido como o processo de buscar candidatos fora dos limites da empresa para preencher vagas em aberto. Esta abordagem contrasta diretamente com o recrutamento interno, que se concentra em promover ou realocar talentos já presentes na organização. A grande vantagem do recrutamento externo é sua capacidade de trazer novas habilidades, experiências e perspectivas que podem não estar disponíveis internamente.

Recrutamento externo não é terceirizar o recrutamento

É importante destacar que recrutamento externo difere significativamente da terceirização do recrutamento. Enquanto a terceirização, ou outsourcing, envolve delegar o processo de seleção a uma agência ou recrutador externo, o recrutamento externo refere-se especificamente à atração de candidatos que atualmente não fazem parte da organização, independentemente de quem realiza o processo.

Usualmente utilizam-se agências de recrutamento para gerenciar o processo de contratação de cargos executivos ou profissionais escassos no mercado de trabalho. Através do site Econodata encontram-se aproximadamente 4.500 empresas especialistas em Recrutamento no Brasil, sendo que alguns exemplos das mais amplamente utilizadas são:

• Page Personel
• Randstad Sourceright
• RPO Solutions

Diferença entre Recrutamento Externo e Recrutamento Interno

A principal diferença entre recrutamento externo e interno reside na origem dos candidatos. O recrutamento interno busca preencher as vagas disponíveis com profissionais que já trabalham na empresa, promovendo o crescimento e o desenvolvimento de carreira dos funcionários atuais. Por outro lado, o recrutamento externo amplia a busca por candidatos para além dos muros da organização, trazendo novas pessoas para a integrar ao quadro da empresa.

Essa abordagem de Recrutamento Externo pode ser valiosa quando a empresa necessita de habilidades que não são encontradas atualmente entre os colaboradores da empresa ou quando busca diversificar suas equipes, trazendo perspectivas distintas. Desse modo, enriquecendo o ambiente de trabalho e impulsionando a inovação.

Mesmo que treinamento e capacitação dos colaboradores seja uma alternativa para trazer novas habilidades, o recrutamento externo é uma forma mais rápida e assertiva de aumentar o leque de aptidões presentes no quadro de funcionários. Ao optar pelo recrutamento externo, as empresas podem se beneficiar não apenas de uma ampla variedade de talentos disponíveis no mercado, mas também de uma oportunidade única de realinhar e rejuvenescer suas estratégias e processos, mantendo-se competitivas em um mercado de trabalho cada vez mais dinâmico e globalizado.

Vantagens e Desvantagens do Recrutamento Externo

A adoção do Recrutamento Externo, quando bem planejado e executado, oferece uma série de benefícios para as empresas. Além disso, é importante entender os desafios e riscos de implementar essa estratégia. Entender essas vantagens e desvantagens é crucial para que os gestores façam escolhas informadas e eficazes.

Recrutamento Externo Vantagens

Ampliação do Pool de Candidatos

Ao olhar para fora da empresa, os recrutadores acessam um pool de candidatos significativamente maior, aumentando as chances de encontrar o talento necessário. Segundo dados do Worldbank, em 2022, há mais de 100 milhões de profissionais no mercado de trabalho brasileiro. O número irá variar drasticamente dependendo dos requisitos para cada vaga, mas o leque de profissionais capacitados sempre será maior fora da empresa do que internamente.

País	Tamanho do mercado de trabalho [em milhões]
China	781,8
India	554,1
Estados Unidos	168,2
Indonesia	138,1
Brasil	108,7

Atração de Talentos com os Requisitos Necessários para a Vaga

O recrutamento externo permite identificar e atrair indivíduos com habilidades específicas e experiências que podem não estar presentes internamente, preenchendo lacunas críticas na equipe.

Menor Necessidade de Treinamento

Muitos candidatos externos já possuem a experiência e habilidades necessárias, reduzindo o tempo e custos associados ao treinamento e tempo até início da produtividade.

Ampliação da Diversidade

Atrair candidatos de diferentes backgrounds promove a diversidade dentro da organização, enriquecendo a cultura empresarial e fomentando a inovação.

Diminuição do Risco de Vieses e Preconceitos

O processo de recrutamento externo, se bem conduzido, pode ajudar a minimizar vieses e preconceitos, promovendo uma seleção mais justa e equitativa.

Desvantagens do Recrutamento Externo

Custos Mais Elevados

O processo de recrutamento externo pode envolver custos significativos, incluindo anúncios de vagas, uso de plataformas de recrutamento e contratação de agências.

Processo Mais Demorado

Encontrar e avaliar candidatos externos pode levar mais tempo do que promover ou realocar um funcionário já familiarizado com a empresa.

Mais difícil encontrar candidatos com Fit Cultural

Avaliar se um candidato externo se encaixa na cultura da empresa pode ser um desafio, exigindo processos de seleção cuidadosos, sendo que a cultura é um dos atributos mais difíceis para avaliar de forma objetiva.

Risco de Turnover

Candidatos recrutados externamente podem ter uma maior probabilidade de sair da empresa se a integração não for bem gerenciada, ou se suas expectativas não forem adequadamente alinhadas com a realidade da posição.

O equilíbrio entre as vantagens e desvantagens do recrutamento externo é crucial para o sucesso dessa estratégia. Enquanto as vantagens oferecem uma oportunidade única para rejuvenescer e enriquecer a força de trabalho, as desvantagens requerem uma abordagem cuidadosa e estratégica para minimizar riscos e maximizar o retorno sobre o investimento em recrutamento. A seguir, exploraremos como construir um processo de recrutamento externo eficaz do zero, abordando as etapas críticas e as melhores práticas a serem adotadas.

Como Construir um Processo de Recrutamento Externo do Zero?

A criação de um processo de recrutamento externo robusto e bem-estruturado é essencial para encontrar e atrair os melhores talentos disponíveis no mercado. Aqui estão as etapas principais para desenvolver esse processo do início.

1. Definição da Vaga e Perfil Ideal

O primeiro passo é ter uma compreensão clara da vaga que precisa ser preenchida, incluindo responsabilidades, habilidades necessárias e expectativas de desempenho. Isso envolve:

• Descrição Detalhada das Atribuições da Vaga: Forneça informações claras sobre o que a vaga implica e quais competências são essenciais.

• Criação de Persona para o Candidato Ideal: Desenvolva um perfil detalhado do candidato ideal, incluindo habilidades, experiências e traços de personalidade.
• Como criar uma boa descrição de vaga: A descrição deve ser atrativa e informativa, destacando não apenas as competências técnicas, mas também as soft skills desejadas e os benefícios de trabalhar na sua empresa. Informações importantes sobre a posição em aberto devem ser divulgadas com transparência, principalmente as questões de remuneração, benefícios e requisitos técnicos.

2. Definição do Orçamento no Recrutamento Externo

Definir um orçamento realista é fundamental para cobrir todas as etapas do processo de recrutamento, desde a divulgação da vaga até a contratação.

• Alocação de Recursos para Diferentes Etapas do Processo: Determine quanto será gasto em cada etapa, incluindo divulgação, triagem e seleção.
• Consideração com Custos de Ferramentas, Divulgação e Entrevistas: Leve em conta os custos associados ao uso de softwares de recrutamento, publicidade das vagas e realização de entrevistas.
• Não Esqueça do Custo dos Profissionais envolvidos: planeje com antecedência a quantidade de etapas e o envolvimento de cada profissional da empresa que participará ativamente do processo.
• Principais métricas de custo para o Recrutamento Externo: Acompanhe métricas como Custo por Contratação (CPC), Tempo para Contratar, Taxa de Aceitação de Ofertas, Taxa de Desistência dos Candidatos. 

3. Escolha as Melhores Ferramentas e Métodos para o Recrutamento Externo

A seleção das ferramentas e métodos corretos pode aumentar a eficácia do seu processo de recrutamento externo.

• Canais de Divulgação da Vaga: Utilize uma mistura de job boards, redes sociais e sites especializados para alcançar um público amplo.
• Métodos de Avaliação de Candidatos: Defina critérios claros de avaliação, incluindo entrevistas, testes de habilidades técnicas, avaliação de soft skills e avaliações de fit cultural.
• Softwares para Recrutamento Externo: Ferramentas como ATS (Applicant Tracking Systems) podem ajudar a otimizar o processo de triagem e seleção.
• Marca Empregadora: Crie uma história da empresa em que profissionais se identifiquem e queiram fazer parte. Páginas de Carreira são uma ótima forma de aumentar a visibilidade da marca para potenciais candidatos, veja exemplos neste link.

4. Divulgação da Vaga

A fase de divulgação é crítica para atrair candidatos qualificados. Isso inclui:

• Criação de Anúncios Atraentes e Informativos: Elabore anúncios de vaga que se destaquem e atraiam o interesse do perfil de candidato desejado.
• Principais Canais de Divulgação de Vagas: Escolha os canais mais eficazes para a vaga, considerando o perfil do candidato ideal. Alguns exemplos são Job boards, E-mail marketing, Programa de Indicações, Redes Sociais, entre outros.
• Seleção dos Canais Mais Adequados para o Público-Alvo: A fim de não sair divulgando em todos os canais possíveis, defina através do perfil ideal do candidato, quais os canais terão maior alcance e de forma mais efetiva.

5. Seleção e Avaliação dos Candidatos

Esta etapa é fundamental para identificar os candidatos mais adequados para a vaga.

• Triagem de Currículos: Use critérios claros para filtrar os candidatos que melhor se alinham com o perfil desejado.
• Entrevistas Eficazes com Roteiros para o Entrevistador: Prepare roteiros de entrevista que ajudem a avaliar as competências e o fit cultural dos candidatos. Dessa forma, reduzindo os vieses de contratação e preparando o entrevistador.
• Dinâmicas de Grupo: Para vagas com alta interação entre membros da equipe, pode ser uma boa ideia inserir uma etapa de dinâmica em grupo para avaliar o comportamento do candidato diante de desafios colaborativos.
• Testes de Hard e Soft Skills: Utilize testes objetivos a fim de validar que o candidato possui os requisitos necessários para a vaga. A empresa deve tomar cuidado com a aplicação excessiva de testes e estar atenta ao momento correto para sua aplicação. Desse modo, o candidato se mantém engajado durante todo o processo seletivo.

6. Contratação e Integração

Após a seleção do candidato ideal, o processo de contratação e integração deve ser cuidadosamente planejado.

• Formalização da Oferta de Trabalho: Elabore uma oferta clara e atraente, alinhada com as expectativas do candidato. Compartilhe formalmente a Oferta e evite fazer em momentos logo após entrevistas.
• Ações para Garantir uma Integração Positiva à Equipe: Desenvolva um plano de integração que facilite a transição do novo contratado para a equipe.
• Acompanhamento após Contratação: Monitore o desempenho e a adaptação do novo funcionário, oferecendo suporte conforme necessário.

Construir um processo de recrutamento externo eficaz do zero exige planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes e a escolha das ferramentas e estratégias adequadas. Ao seguir estas etapas, sua organização estará bem posicionada para atrair, selecionar e reter os melhores talentos disponíveis no mercado.

Importância da Experiência do Candidato no Recrutamento Externo

A experiência do candidato começa no momento em que ele toma conhecimento da vaga e continua através do processo de aplicação, seleção, e mesmo após a contratação. Considerando que 60% dos candidatos abandonam processos de aplicação devido à sua complexidade ou estresse, uma experiência positiva pode fortalecer a imagem da empresa e ajudar a atrair talentos de alta qualidade. Enquanto uma experiência negativa pode afetar adversamente a reputação da marca empregadora e desencorajar potenciais candidatos.

• Transparência e Comunicação: Garantir um processo de recrutamento transparente e manter uma comunicação clara e constante com os candidatos são aspectos fundamentais. Isso inclui informar os candidatos sobre os passos do processo de seleção, o que esperar em cada etapa, e fornecer feedback construtivo, independentemente do resultado.
• Simplificação do Processo de Aplicação: Um processo de aplicação longo e complicado pode desencorajar candidatos qualificados. Simplificar esse processo, tornando-o intuitivo e acessível, aumenta o número de candidaturas.
• Respeito pelo Tempo e Esforço dos Candidatos: Valorizar o tempo dos candidatos, agendando entrevistas de maneira conveniente e evitando atrasos ou cancelamentos de última hora, demonstra respeito e profissionalismo.
• Feedback Construtivo: Oferecer feedback, mesmo para aqueles que não foram selecionados, contribui para uma experiência positiva e pode ajudar os candidatos a melhorar em processos futuros.

Gestão da Vaga

A gestão eficaz da vaga é um componente crítico no sucesso do recrutamento externo. Envolve monitorar e ajustar o processo de recrutamento desde a abertura da vaga até a contratação do candidato ideal.

• Definir Responsabilidades: Atribua um gerente de contratação ou um profissional de RH para ser o responsável direto pela vaga, garantindo que haja um ponto focal para a coordenação de todas as atividades relacionadas ao processo de recrutamento.

• Estabelecer um Cronograma: Desenvolva um cronograma realista que inclua todas as fases do processo de recrutamento, desde a divulgação da vaga até a contratação e integração do novo colaborador. Isso ajuda a manter todos os envolvidos no processo cientes dos prazos e metas.
• Atualizações Regulares: Mantenha os candidatos informados sobre o status de suas aplicações e o andamento do processo de seleção. Uma comunicação clara e regular ajuda a manter os candidatos engajados e positivos em relação à empresa.

• Análise de Métricas: Avalie métricas como tempo para preencher a vaga, qualidade dos candidatos, eficácia dos canais de divulgação e satisfação dos candidatos. Use esses dados para fazer ajustes e melhorias contínuas no processo de recrutamento.
• Monitoramento Ativo: Acompanhe o processo de recrutamento em cada etapa, da divulgação da vaga à seleção e contratação dos candidatos. Isso permite identificar rapidamente qualquer desafio ou obstáculo que possa surgir.

Ao implementar uma gestão de vaga eficaz, as empresas podem não apenas melhorar a eficiência do seu processo de recrutamento externo, mas também garantir que os melhores talentos sejam atraídos, selecionados e integrados à organização. Isso contribui para o sucesso a longo prazo da empresa, promovendo um ambiente de trabalho dinâmico e competitivo.

Pontos de Sucesso no Recrutamento Externo

O sucesso no recrutamento externo não é fruto do acaso; ele resulta de um planejamento estratégico, execução cuidadosa e ajustes contínuos baseados em feedback e resultados. Abaixo estão alguns dos pontos cruciais para garantir eficácia nesse processo.

Planejamento Estratégico e Comunicação Clara

• Definir Objetivos Claros: Antes de iniciar o processo de recrutamento, é vital definir claramente o que a empresa espera alcançar com a contratação, incluindo as habilidades e competências desejadas no candidato ideal.
• Comunicação Efetiva: Manter uma comunicação clara e transparente entre a equipe de recrutamento, os gestores de contratação e os candidatos é fundamental para evitar mal-entendidos e garantir que todos os envolvidos estejam alinhados com os objetivos do processo.

Definição Precisa do Perfil Ideal e Utilização de Ferramentas Adequadas

• Perfil Detalhado do Candidato: Uma descrição detalhada e realista do perfil do candidato ideal ajuda a orientar o processo de busca e seleção, garantindo que os esforços se concentrem nos candidatos mais alinhados com as necessidades da empresa.
• Seleção de Ferramentas e Tecnologias: A escolha de ferramentas e tecnologias adequadas, como sistemas de rastreamento de candidatos (ATS) e plataformas de avaliação, é crucial para otimizar o processo de recrutamento, melhorando a eficiência e a eficácia da seleção.

Avaliação Rigorosa e Imparcial dos Candidatos

• Processos de Avaliação Objetivos: Estabelecer critérios claros e objetivos para a avaliação dos candidatos, aplicando métodos justos e imparciais, é essencial para selecionar os melhores talentos, minimizando vieses e promovendo a diversidade.
• Métodos Objetivos para Avaliar Candidatos: Utilizar uma combinação de entrevistas estruturadas, testes de competências e análises de fit cultural para avaliar de maneira abrangente os candidatos, assegurando que a seleção seja baseada em mérito e compatibilidade com a empresa.

Implementar esses pontos de sucesso no recrutamento externo não só aumenta as chances de encontrar o candidato ideal, mas também promove uma imagem positiva da empresa como empregadora de escolha, atraente para talentos de alto calibre. Além disso, ao adotar uma abordagem estratégica baseada em dados, as organizações podem continuamente aprimorar seus processos de recrutamento, ajustando-se às mudanças do mercado e às necessidades internas, garantindo assim uma vantagem competitiva sustentável no recrutamento de talentos.

Softwares para Recrutamento Externo

A tecnologia moderna oferece uma variedade de softwares de recrutamento projetados para simplificar, otimizar e tornar mais eficiente o processo de atração, seleção e contratação de novos talentos. O uso adequado dessas ferramentas pode melhorar significativamente a eficácia do recrutamento externo.

Principais Tipos e Funcionalidades de Softwares para Recrutamento

ATS (Applicant Tracking System)

• Funcionalidades: Um sistema de rastreamento de candidatos (ATS) permite gerenciar candidaturas e simplificar o processo de recrutamento. Essas plataformas ajudam a organizar, filtrar e comunicar-se com candidatos, automatizando grande parte do processo de seleção.
• Benefícios: Melhora a eficiência do processo de recrutamento, reduz o risco de perder candidatos qualificados e ajuda a manter um banco de dados organizado de potenciais talentos para futuras vagas.

CRM (Customer Relationship Management para Recrutamento)

• Funcionalidades: Embora tradicionalmente associado à gestão de relacionamentos com clientes, o CRM adaptado para recrutamento foca no engajamento e na construção de relacionamentos com candidatos potenciais.
• Benefícios: Ajuda a criar uma reserva de talentos, facilitando o engajamento proativo com candidatos passivos e melhorando a experiência do candidato ao longo do processo de recrutamento.

Plataformas de Entrevistas

• Funcionalidades: Ferramentas de entrevista online, como videoconferências, permitem realizar entrevistas remotas eficazes, poupando tempo e recursos tanto para os recrutadores quanto para os candidatos.
• Benefícios: Aumenta a acessibilidade e a conveniência das entrevistas, permitindo uma avaliação mais ampla de candidatos de diferentes localizações geográficas.

Ferramentas para Divulgação de Vagas

• Funcionalidades: Plataformas especializadas na divulgação de vagas ajudam a alcançar um público mais amplo e direcionado, melhorando a visibilidade das oportunidades de emprego.
• Benefícios: Amplia o alcance das publicações de vagas, atraindo um número maior e mais diversificado de candidatos.

Job Boards

• Funcionalidades: Sites de emprego e quadros de vagas são cruciais para postar oportunidades de trabalho e atrair candidatos ativamente procurando por emprego.
• Benefícios: Facilita a conexão direta com candidatos interessados e permite o acesso a uma ampla gama de talentos.

Principais Softwares para Recrutamento Externo

Embora existam muitos softwares disponíveis, alguns se destacam por sua popularidade, funcionalidades e aceitação tanto global quanto localmente. Entre eles:

Funcionalidades Principais	Triagem de candidatos com IA, ATS para empresas	CRM de talentos, agendamento de entrevistas, recrutamento interno	ATS com publicação de vagas, triagem de candidatos, análise de dados	Triagem com IA, integração de diversidade e inclusão, análise de dados	CRM e ATS, rastreamento de candidatos, análise de desempenho
Facilidade de Uso	Moderada	Alta	Moderada	Alta	Moderada
Preço mensal	Sob consulta	A partir de R$ 1.500,00	A partir de R$ 750,00	A partir de R$ 2700,00	A partir de R$ 500,00
Ideal para	Empresas de médio a grande porte na América Latina	Empresas de todos os tamanhos, com foco em tecnologia	Pequenas a médias empresas, globalmente	Empresas de médio a grande porte, globalmente	Agências de recrutamento, globalmente
Avaliação (número de votos)	4,5⭐ (6)	4,6⭐ (616)	4,4⭐ (444)	4,5⭐ (667)	4,1⭐ (1.060)

Estas ferramentas e plataformas são apenas a ponta do iceberg no vasto oceano de soluções tecnológicas disponíveis para otimizar o recrutamento externo. Ao escolher as ferramentas certas, as organizações podem melhorar significativamente a eficiência e eficácia de seus processos de recrutamento, garantindo assim a atração e retenção dos melhores talentos disponíveis no mercado.

Resumo do Artigo

O recrutamento externo é uma estratégia vital para empresas buscando inovar, crescer e manter-se competitivas no mercado. Ao abrir oportunidades para talentos externos, as organizações podem trazer novas habilidades, perspectivas e ideias que enriquecem a cultura empresarial e impulsionam o sucesso.

Pontos-chave do Recrutamento Externo

• O que é Recrutamento Externo: O recrutamento externo envolve a busca por candidatos fora da organização para preencher vagas existentes ou emergentes, diferenciando-se do recrutamento interno por focar em atrair novos talentos e perspectivas.
• Vantagens e Desvantagens: Enquanto oferece benefícios como a ampliação do pool de candidatos e a injeção de novas habilidades na empresa, também vem com desafios, incluindo custos potencialmente mais elevados e o risco de desajustes culturais.
• Construindo um Processo Eficaz: A chave para um recrutamento externo bem-sucedido reside na definição clara das vagas, na escolha das ferramentas certas e na implementação de um processo de seleção objetivo e inclusivo.
• Importância da Experiência do Candidato: Proporcionar uma experiência positiva aos candidatos, desde a aplicação até o feedback pós-entrevista, é essencial para manter uma imagem positiva da marca empregadora e atrair talentos de qualidade.
• Gestão Eficiente da Vaga: Monitorar e ajustar continuamente o processo de recrutamento garante que as vagas sejam preenchidas de maneira eficiente e com os candidatos mais qualificados.

Recomendações para o Sucesso no Recrutamento Externo

• Invista em Ferramentas e Tecnologias Adequadas: A escolha de softwares apropriados, como ATS e CRM, pode otimizar significativamente o processo de recrutamento, desde a divulgação de vagas até a seleção e contratação de candidatos.
• Foco na Experiência do Candidato: Uma abordagem centrada no candidato, que valorize a transparência, a comunicação eficaz e o feedback construtivo, é fundamental para atrair e reter talentos.
• Adoção de Práticas de Avaliação Justas e Objetivas: Garantir um processo de seleção inclusivo e livre de vieses contribui para a diversidade e a igualdade de oportunidades no ambiente de trabalho.
• Acompanhamento e Ajuste Contínuos: Avalie regularmente a eficácia das estratégias de recrutamento e faça ajustes conforme necessário para melhorar os resultados e a eficiência do processo.

Próximos Passos e Recursos Adicionais

Para aprofundar seu conhecimento e habilidades em recrutamento externo, considere explorar os seguintes recursos:

• Cursos e Certificações em Recrutamento: Muitas plataformas online oferecem cursos que cobrem desde fundamentos do recrutamento até técnicas avançadas e uso de softwares específicos. Neste link você encontra alguns cursos gratuitos.
• Participação em Redes e Fóruns de RH: Espaços como grupos do LinkedIn, eventos de RH e conferências permitem compartilhar experiências, dúvidas e melhores práticas com outros profissionais da área.
• Consultoria de Especialistas em Recrutamento: Para organizações que buscam uma transformação mais profunda ou enfrentam desafios específicos, o apoio de consultores especializados pode trazer insights valiosos e soluções customizadas.